Mennyit kell még rendelni ahhoz, hogy minden kiadott vevői rendelés időben kimenjen? Egyszerű kérdés, amire egy ERP-ben meglepően nehéz válaszolni, ha az adatok négy különböző helyen vannak: az eladási rendeléseken, a csomagolásban, a beszerzési rendeléseken és a raktári tárhelyeken. A Julius-K9® márkát gyártó K9-Sport Kft. számára erre építettünk egy egyedi Business Central listát, amely fő cikkszámonként adja meg a választ. Lényegében egy egyszerűsített MRP-számítás (anyagszükséglet-tervezés) kereskedelmi cikkekre: nettó szükséglet = nyitott igény − raktárkészlet − nyitott beszerzés. A készletgazdálkodás mindennapi kérdése ez, csak eddig nem volt rá egy gomb.
⚠️ Az üzleti probléma: négy adatforrás, egy kérdés
A cég központi raktárából szolgálja ki a vevői rendeléseket, a termékek jelentős része pedig bérgyártásból, beszerzési rendelésen érkezik. A „mennyit kell még rendelni” kérdéshez minden alkalommal össze kellett rakni:
- 📦 Nyitott eladási rendelés sorok – több mint 33 000 sor, ebből csak a kiadott (Released) rendelések számítanak
- 🏷️ Már becsomagolt, de még ki nem szállított mennyiség – a csomagsorokból, levonva a könyvelt szállítóleveleket
- 🚚 Nyitott beszerzési rendelések – és ebből külön az, amit a bérgyártó a gyártáskövető rendszerben már legyártottnak jelentett
- 🏭 Szabad készlet – a tárhelykészletből kihagyva a csomagoló és szállítási tárhelyeket, mert az ott lévő áru már egy dobozhoz tartozik
Ráadásul egy terméknek több változata van (Amazon-os, neon stb.), amelyeket fő cikkszámra kell összevonni, mert a beszerzés a fő cikkre történik. Ezt a kérdést a beszerzés minden nap feltette, és minden nap több rendszerből, Excel-exportokból és kézi összevetésből rakta össze a választ: naponta nagyjából két óra ment el arra, hogy kiderüljön, mit kell aznap leadni a bérgyártónak. És ami délelőtt összeállt, az délutánra, az új rendelések és kiszállítások után már nem volt pontos.
💡 A megoldás: minden egy helyen, egy listában
Az Eladási rendelés fedezet lista közvetlenül a Business Centralban fut, külön tábla és éjszakai feldolgozás nélkül. Eladási rendelések, beszerzési rendelések, készlet és becsomagolt mennyiség egy képernyőn, nem négy különböző listában. Minden sor egy fő cikkszám, és a következő oszlopokat mutatja:
- Rendelt → Kiszállított → Becsomagolt → Nyitott igény – erre kell még fedezet
- Szabad készlet a fedezet-raktárban, a csomagolási tárhelyek nélkül
- Beszerzési rendelésen rendelt mennyiség, és ebből a bérgyártó által már legyártottnak jelentett rész (zölddel)
- Hiány készletből = nyitott igény − szabad készlet
- Rendelendő = nyitott igény − szabad készlet − beszerzésen rendelt (pirossal, ha nagyobb nullánál)
- Legkorábbi szállítási határidő és legkorábbi várható beérkezés – a sürgősséghez
A lista fejlécében vevő- és határidő-szűrő van: „mit kell rendelnem ahhoz, hogy ennek a két vevőnek november 30-ig minden kimenjen?” Három nézet váltható: összes sor, csak ahol hiány van készletből, csak ahol rendelni kell.
Minden szám lefúrható, így a lista egyben rendeléskövetés is: kattintásra megnyílnak a konkrét eladási rendelés sorok, beszerzési rendelés sorok vagy csomagsorok, a változatokkal együtt. A kijelölt sorhoz három tényezőpanel mutatja ugyanezt kattintás nélkül, a rendelés egy kattintással megnyitható. A lista a cikklistáról is indítható az aktuális cikkre szűrve, a fedezet-raktár pedig beállításban módosítható, nincs a kódba égetve.
🧮 Miért nem a Business Central beépített tervezési munkalapja?
A Business Centralban van beépített MRP: a tervezési és az igénylési munkalap kiszámolja a nettó szükségletet és rendelési javaslatot tesz. Négy ok miatt nem ez lett a megoldás:
- Fő cikkszám szerinti összevonás – a standard tervezés cikkenként számol, itt a változatok igénye, készlete és beszerzése egy sorban kell, mert a bérgyártói rendelés a fő cikkre megy.
- Becsomagolt, de ki nem szállított mennyiség – a csomagolási folyamat egyedi modulban fut, a standard tervezés nem tud róla, pedig az a mennyiség már nem igény és nem is szabad készlet.
- Bérgyártói gyártásjelentés – a beszerzési rendelésen belül látni kell, mi az, amit a bérgyártó már legyártottnak jelentett, mert az napokon belül beérkezik, a többi hetek.
- Csomagoló tárhelyek kizárása a raktárkészletből – a kiszedési, csomagoló és szállítási tárhelyen lévő áru már dobozhoz tartozik, a standard elérhető készlet ezt szabadnak látja.
A standard munkalap ezek nélkül téves rendelési javaslatot adna. A saját lista ugyanazt a nettószükséglet-logikát követi, de a cég valódi folyamatára szabva, és minden szám mögött ott a lefúrás a konkrét rendelésig.
⚙️ Hogyan fut le pár másodperc alatt 33 000 rendelési sor?
A Business Central riportok tipikus hibája, hogy cikkenként kérdeznek le, és néhány száz cikknél már percekig futnak. Itt más az elv: minden forrástáblát egyszer olvasunk végig, és memóriában összegzünk a fő cikkszámra. A kiadott rendelések és a bérgyártói rendelések köre szótárban van, így soronként nem kell fejlécet olvasni. Két új táblakulcs került be (a csomagsorokra cikkszám szerint, a cikkekre fő cikkszám szerint), a készlet pedig SIFT-összegzéssel jön. A tömeges FlowField-számítást tudatosan kerültük: a 7 milliós szállítólevél-táblán és a 3 milliós raktártétel-táblán az sok percig futott a tesztkörnyezetben, a célzott, indexelt lekérdezéssel a teljes újraszámítás körülbelül 3 másodperc. A lista fejléce a lépésenkénti futásidőt is mutatja (a képen: cikkek 1,1 s, eladási sorok 0,8 s, csomagsorok 0,7 s, készlet 0,2 s), így a teljesítmény éles adaton bármikor ellenőrizhető, és ha a csomag- vagy készletadat tovább nő, pontosan látszik, hol kell gyorsítani.
Ez a fajta tervezés a különbség egy „működik a demón” lista és egy napi használatra alkalmas riport között.
📊 Mérhető eredmény
- ⏱️ Napi körülbelül 2 óra helyett pár másodperc – a teljes összesítés bármikor, naponta akár többször is lefuttatható
- 📅 Hetente körülbelül 10 óra adminisztráció szabadult fel, ami éves szinten nagyjából 500 munkaóra, több mint három teljes munkahónap
- 🎯 Egységes definíció: a „készlethiány” és a „rendelendő” mindenkinek ugyanazt jelenti, nincs többféle Excel-változat
- 🔍 Visszakövethető: minden szám mögött a konkrét rendelés és csomag látszik
- 💰 Egyszeri fejlesztési díj, havidíj és licenc nélkül – napi két óra felszabaduló munkaidővel számolva az első hónapban megtérül, utána minden év több mint kétmillió forint tiszta megtakarítás
- 🛠️ Néhány nap alatt elkészült a tervtől a tesztkörnyezeti átadásig, új adattábla és ütemezett feldolgozás nélkül
🚀 Egy jól ismert rendszer újabb építőköve
A K9-Sport Kft.-vel több mint tíz éve dolgozunk együtt: a gyártáskövető rendszer, a mobil raktárkezelő Business Central bővítmény és a B2B webshop után ez a riport is ugyanarra az adatmodellre épül. Pontosan ezért készülhetett el néhány nap alatt: ismerjük a csomagolási folyamatot, a bérgyártói visszajelentést és a raktári tárhelylogikát, így nem a kérdéseket kellett felderíteni, hanem a választ megírni.
Ha nálatok is Excelben dől el, mennyit kell rendelni, és a Business Central beépített MRP-je nem a ti folyamatotok szerint számol, egy ilyen célzott lista néhány nap alatt, egyszeri díjért elkészül, és jellemzően az első hónapban megtérül. Nézd meg, miben tudunk segíteni a Business Central fejlesztésben, vagy írj nekünk, és megmutatjuk a saját adataitokon.
