Egyedi fejlesztésű B2B webshop SAP ERP-integrációval Magyarország legnagyobb létesítményüzemeltető és takarítási szolgáltatójának alvállalkozói és dolgozói számára: a cikkek, árak, készletek és partnerek az SAP-ból érkeznek, a rendelés automatikusan SAP beszerzési igénylésként jön létre – kézi átgépelés nélkül, két nyelven, 2022 óta folyamatosan fejlesztve.
Ügyfelünk Magyarország legnagyobb létesítményüzemeltető és takarítási szolgáltatója: több ezer dolgozó és több száz alvállalkozó dolgozik a projektjein, akiknek rendszeresen munkaruhát, tisztítószert, kertészeti és üzemeltetési eszközöket kell rendelniük. A cég SAP vállalatirányítási rendszert használ, a rendeléseknek pedig a megfelelő projektelemre (PST) kell könyvelődniük. Számukra fejlesztettünk egy egyedi, zárt B2B webshopot, amely nem egy újabb nyilvántartás az SAP mellett, hanem annak kiterjesztése: az üzleti partnerek, telephelyek, cikkek, árak, készletek, termékképek és projektelemek az SAP-ból érkeznek REST-interfészen keresztül, a webshopban leadott rendelés pedig automatikusan SAP beszerzési igényléssé vagy értékesítési rendeléssé válik, a kiválasztott PST-re és szegmensre könyvelve. A rendszer 2022 óta üzemel, és azóta is folyamatosan bővül: csoportos Excel-rendeléssel, kategóriánkénti partnertiltásokkal, értesítésekkel és karbantartási móddal.
Az üzleti probléma
A munkaruha- és eszközrendelés korábban e-mailben, telefonon és táblázatokban zajlott, a logisztikának pedig minden tételt kézzel kellett az SAP-ba rögzítenie – a megfelelő partnerre, címre és projektelemre:
- Rendelés e-mailben, telefonon és táblázatban: Több száz alvállalkozó és dolgozó rendelt munkaruhát és eszközöket különböző csatornákon, egységes forma és visszaigazolás nélkül.
- Kézi SAP-rögzítés a logisztikán: Minden rendelést kézzel kellett SAP beszerzési igénylésként felvinni a megfelelő partnerre, szállítási címre és projektelemre – lassan és hibalehetőségekkel.
- Elavult árak és készletek: A partnerek nem látták az aktuális partnerárat és készletet, így olyan tételt is rendeltek, ami nem volt elérhető, vagy más áron volt érvényes.
- Költséghely-hibák: A rendelés gyakran rossz projektelemre vagy hiányzó szegmenssel került az SAP-ba, ami utólagos javítást és elszámolási vitákat okozott.
- Partnerenként eltérő szabályok: Nem minden partner rendelhetett minden kategóriából, és a szállítási cím típusa (dolgozó vagy alvállalkozó) is eltérő kezelést igényelt – ezt kézzel kellett ellenőrizni.
A megoldás
Az általunk fejlesztett B2B webshop az SAP-ra épül: a törzsadatokat onnan kapja, a rendeléseket oda adja vissza. A partner bejelentkezés után csak a saját kategóriáit, árait és szállítási címeit látja, a rendeléshez pedig kötelezően projektelemet (PST) választ, így a költség azonnal a megfelelő helyre könyvelődik:
- Üzleti partnerek, kapcsolatok, szerepek és címek az SAP-ból, webshop-relevancia jelöléssel
- Cikkek, cikkcsoportok, mértékegységek és többnyelvű megnevezések szinkronja
- Partnerenkénti árak és készletek, delta-alapú frissítéssel
- Termékképek és mellékletek automatikus átvétele az SAP-ból, kicsinyített változattal
- Projektelemek (PST), telephelyek és szegmensek átvétele a költséghely-hozzárendeléshez
- A leadott rendelés automatikusan SAP beszerzési igényléssé vagy értékesítési rendeléssé válik
- Kötelező PST-választás: a költség azonnal a megfelelő projektelemre könyvelődik
- Szegmens, szállítási és számlázási cím az SAP törzsadatai alapján, típus szerint (dolgozó / alvállalkozó)
- Rendelési státuszok: szerkesztés alatt, feldolgozás alatt, lezárt, hibás – visszajelzéssel az SAP-ból
- Automatikus e-mail a logisztikának és a partnernek minden rendelésről
- Zárt, bejelentkezéshez kötött felület – a partner csak a saját árait és címeit látja
- Kategóriánkénti tiltás partnerenként: nem minden partner rendelhet mindenből
- Saját lista a rendszeresen rendelt tételekhez, újrarendelés korábbi rendelésből
- Csoportos rendelés Excel-feltöltéssel több dolgozó munkaruhájához, minta táblázattal
- Mérettáblázatok, termékkeresés, visszahívás-kérés, magyar és angol nyelv
- Rendelések és tételek szűrése partner, státusz, szegmens és időszak szerint, Excel-exporttal
- Kategóriák, cikkcsoportok, cikkek és fordítások kezelése
- PST-projektelemek és szegmensek karbantartása
- Felhasználók és partnerkapcsolatok, bejelentkezési napló
- Értesítések a partnereknek (információ, figyelmeztetés, hiba), karbantartási mód engedélyezett felhasználókkal
Technológiai háttér
A rendszert négyrétegű, tiszta architektúrában (Core, Data, Service, Web) építettük fel, az Urban-IT saját alapkeretrendszerére támaszkodva. Az SAP-interfész delta-alapú: csak a változott rekordokat frissíti, így a napi több ezer cikk és ár szinkronja is másodpercek alatt lefut:
C#
Programozási nyelv
ASP.NET Core 7 MVC
Keretrendszer
Microsoft SQL Server
Adatbázis
Entity Framework Core
Adatbázis-kezelés, code-first migrációk
SAP REST-interfész
Törzsadat- és rendelés-szinkron, Basic-hitelesítéssel
ASP.NET Core Identity
Felhasználó- és jogosultságkezelés
EPPlus
Excel-import és -export
Bootstrap 5 + jQuery
Frontend, kétnyelvű felület
Az elért eredmények
A webshop bevezetésével a rendelésfelvétel kikerült az e-mailekből és táblázatokból, a logisztika pedig kész, SAP-ban könyvelt igénylésekkel dolgozik:
| Nulla kézi SAP-rögzítés | A webshopban leadott rendelés automatikusan SAP-igénylésként jön létre – a logisztika nem gépel, hanem feldolgoz. |
| Mindig aktuális ár és készlet | A partner azt az árat és készletet látja, ami az SAP-ban van – a nem elérhető tételek rendelését a rendszer megakadályozza. |
| Pontos költséghely minden rendelésnél | A kötelező PST-választás és a szegmens-hozzárendelés miatt megszűntek az utólagos könyvelési javítások. |
| Egy csatorna több száz partnernek | Alvállalkozók és dolgozók ugyanazon a zárt felületen rendelnek, a saját szabályaikkal – e-mail, telefon és táblázat helyett. |
| Négy éve folyamatosan fejlődő rendszer | 2022 óta közel száz adatbázis-migráció és számos új funkció (csoportos Excel-rendelés, értesítések, partnertiltások) épült be – a webshop a céggel együtt nő. |
Ez a webshop jó példa arra, hogy egy egyedi B2B webshop értéke nem a felületben, hanem a vállalatirányítási rendszerrel való összeköttetésben van. Mivel minden törzsadat az SAP-ból jön és minden rendelés oda kerül vissza, a webshop nem hoz létre párhuzamos nyilvántartást, nincs kézi átgépelés, és a költség mindig a megfelelő projektelemre könyvelődik. A rendszer 2022 óta, közel száz adatbázis-migráción és folyamatos funkcióbővítésen keresztül nőtt együtt az ügyfél igényeivel – ez a hosszú távú együttműködés az egyedi fejlesztés egyik legnagyobb előnye a dobozos megoldásokkal szemben.
B2B webshop | SAP integráció | ERP integráció | Munkaruha rendelés | Beszerzési igénylés | Partnerportál | Rendeléskezelés | Csoportos rendelés Excelből | Többnyelvű webshop | Létesítményüzemeltetés