Mi történik egy géppel attól a pillanattól, hogy hibásan beérkezik a szervizbe, addig, amíg megjavítva visszakerül az ügyfélhez? A legtöbb szervizben erre a kérdésre papír munkalapok, füzetek és emlékezetből felidézett telefonhívások adják a választ. A WebSzámoló rendszer legújabb modulja pontosan ezt a folyamatot digitalizálta egy vízadagoló automatákat bérbeadó, értékesítő és szervizelő hazai cégnél.
⚠️ Az üzleti probléma
A cég szerviz részlege papír alapú munkalapokkal dolgozott, és a gépek útja a központ és a szerviz között több ponton is követhetetlenné vált:
- 📋 Elveszett információk: A hibaleírás, a diagnózis és a javítási megjegyzések különböző papírokon, füzetekben éltek – a részlegek közötti átadásnál rendszeresen elveszett a kontextus.
- ❓ Hol tart a javítás? Az ügyfél kérdésére („mikor lesz kész a gépem?") csak körbetelefonálás után lehetett válaszolni – senki nem látta egyben, melyik gép melyik állomásnál tart.
- 🔩 Készleteltérések: A javításokhoz felhasznált alkatrészek utólagos, kézi rögzítése miatt a szerviz raktár nyilvántartott és tényleges készlete rendre eltért egymástól.
- 📄 Lassú árajánlatok: A javítási árajánlatok Wordben készültek, kézzel összeszedett alkatrészárakkal – ez lassú volt és hibalehetőségekkel teli.
💡 A megoldás: digitális munkalap, amely végigkíséri a gépet
A szerviz modul középpontjában a digitális munkalap áll, amely a gép teljes javítási útját egyetlen dokumentumban követi – 9 lépéses státusz-életciklussal a beérkezéstől a lezárásig:
- Beérkezett → a gép automatikusan „Szervizben" státuszba kerül
- Szerviznek átadva → Szerviz átvette – a részlegek közötti átadás dokumentált
- Javítás alatt – opcionálisan külső szervizes kitérővel
- Készre jelentve → Központnak átadva → Elkészült → Lezárt – a gép automatikusan visszakapja korábbi státuszát
A munkalapon minden egy helyen van: az ügyfél hibaleírása, a diagnózis, a hozzárendelt technikus, a prioritás (alacsonytól a sürgősig), a garanciális jelölés és minden fontos dátum – a beérkezéstől a becsült befejezésen át az átvételig.
🔩 Alkatrészek automatikus készletmozgással
A munkalapra rögzített felhasznált alkatrészek automatikusan levonódnak a szerviz raktár készletéből – nincs többé utólagos kézi rögzítés, a nyilvántartott készlet mindig a valóságot mutatja. A rendszer három raktárat (központi, szerviz, újgép) kezel külön, minden mozgást bizonylattal.
📄 Árajánlat egy kattintással
A tervezett tevékenységekből és alkatrészekből a rendszer PDF-árajánlatot generál és emailben küldi az ügyfélnek – az árak a géptípushoz rendelt árlistából jönnek automatikusan. Az elfogadott árajánlat alapján folytatódik a javítás, az elutasított vagy lejárt ajánlatok pedig szintén nyomon követhetők.
👥 Mindenki azt látja, ami rá tartozik
Három szerepkör – adminisztrátor, szervizvezető és szervizdolgozó – biztosítja, hogy a technikus csak a saját munkalapjaival foglalkozzon, a szervizvezető irányítson és árajánlatot készítsen, a törzsadatokhoz és a számlázáshoz pedig csak az arra jogosultak férjenek hozzá.
🎯 Az elért eredmények
- ✔️ Papírmentes szervizfolyamat: A hibafelvételtől az átvételig minden digitálisan, visszakereshetően rögzített.
- ✔️ Azonnali válasz az ügyfélnek: Bármelyik gépről egy pillantással látszik, melyik állomásnál tart és mikorra várható.
- ✔️ Pontos készlet: Az alkatrész-felhasználás a munkalappal együtt, automatikusan könyvelődik.
- ✔️ Gyorsabb árajánlat: Az árlista-alapú, PDF-ben generált ajánlatok percek alatt elkészülnek és kimennek.
- ✔️ Átlátható felelősség: Minden munkalapnál látszik, ki vette fel, ki javítja és ki adta át.
🚀 Egy moduláris rendszer újabb építőköve
A szerviz modul a WebSzámoló család része: ugyanaz a rendszer kezeli a kiszállítási köröket, digitális szállítóleveleket és az automatikus számlázást is – a szerviz értékesítésből például véglegesítéskor automatikusan szállítólevél készül. Ez a moduláris felépítés teszi lehetővé, hogy a rendszer az ügyfél üzletével együtt, lépésről lépésre bővüljön.
A te szervizedben is papíron élnek a munkalapok? Vedd fel velünk a kapcsolatot, és megmutatjuk, hogyan digitalizálható a teljes folyamat! 💪
